System sygnalizacji - korzyści

Korzyści z wdrożenia systemu sygnalizacji

Why wouldn’t you want to hear if somebody’s telling you there’s something going wrong? Whistleblowers are a safety valve and one of the best forms of risk management that there is./ Dlaczego nie chcesz słyszeć jeśli ktoś mówi Ci, że coś jest nie tak? Sygnaliści są zaworem bezpieczeństwa i jedną z najlepszych, dostępnych metod zarządzania ryzykiem.

Elizabeth Gardiner, CEO of Protect

System zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim minimalizacja ryzyka dzięki zapobieganiu i wczesnemu wykrywaniu nadużyć, co pozwala uniknąć strat finansowych oraz wizerunkowych. Wdrożenie procedury informowania o nadużyciach w miejscu pracy to także bardzo ważny krok w kierunku budowania etycznej kultury organizacyjnej w firmie, który w perspektywie długoterminowej przynosi wymierne korzyści.

Trochę danych

Rola sygnalistów przy wykrywaniu oszustw i działań korupcyjnych została potwierdzona w dostępnych danych globalnych. Zgodnie z badaniami AFCE (Association of Certified Fraud Examiners) ok. 40 % wszystkich zidentyfikowanych w przeprowadzonym badaniu przypadków korupcji zostało wykrytych dzięki sygnalistom. Ankieta przeprowadzona w 2007 r. przez PWC wśród 5400 podmiotów wykazała, że sygnaliści pomagają wykryć więcej oszustw niż bezpieczeństwo korporacyjne, audyty, rotacja personelu, zarządzanie ryzykiem i egzekwowanie prawa łącznie. Pokazuje to jak bardzo cennym źródłem informacji są osoby posiadające wiadomości o nieprawidłowościach wewnątrz firmy. Jednak aby pracownicy zgłaszali nieprawidłowości w miejscu pracy, konieczne jest zapewnienie bezpiecznego systemu informowania o nieprawidłowościach. Również wdrożenie do ustawodawstwa mechanizmów ochronnych dla sygnalistów może przyczynić się do zwiększenia liczby zgłaszanych nadużyć. Na Węgrzech w 2013 r. wprowadzono kompleksową regulację ochrony sygnalistów, a zgodnie z danymi za 2014 r. liczba zgłoszeń sygnalistów wzrosła o 143% w ciągu roku.

Wykrywanie nadużyć i nieprawidłowości

Niewątpliwie wewnętrzny system sygnalizacji poprzez zarządzanie zgłoszynymi informacjami pozwala na wczesne wykrywanie i zapobieganie nadużyciom. Rozwiązywanie problemów w ramach wewnątrzych struktur podmiotu jest najbardziej efektywne i pozwala na minimalizację ryzyka finansowego i prawnego.

Zgodnie z analizą ACFE średnio każda organizacja traci ok. 5 % przychodów w danym roku w wyniku oszustw. Możliwość zapobieżenia lub wczesnego wykrycia i zapobiegnięcia dalszym szkodom, może przynieść wymierne korzyści. Zwłasza jeśli weźmie się pod uwagę możliwe straty finansowe i wizerunkowe spowodowane upublicznieniem informacji o aferach korupcyjnych lub innych nieprawidłowościach w organizacji.

Z punktu widzenia podmiotów zarówno sektora prywatnego i publicznego system zgłaszania nieprawidłowości jest narzędziem zarządzania ryzykiem, który może okazać się bardziej skuteczny niż inne instrumenty odgórnego nadzoru nad działalnością.

Stąd też nie należy traktować wdrożenia systemu sygnalizacji tylko i wyłącznie w kategoriach obowiązku prawnego. Nawet jeszcze przed pojawieniem się aktu implementującego dyrektywę, zasadne jest wdrożenie procedur informowania o nieprawidłowościach. Po pierwsze warto wcześniej przygotować się na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Dałoby to czas na przetestowanie różnych kanałów (np. aplikacja, e-mail, stacjonarna skrzynka itd.), przygotowanie kadry zarządzającej oraz osób które miałyby zarządzać zgłaszanymi informacjami. Po drugie, skuteczność systemu sygnalizacji częstokroć zależy od zaufania pracowników do pracodawcy i procedur, a na to potrzeba czasu.

Budowanie etycznej kultury w miejscu pracy

Dyskutując o sygnalistach często słyszy się, że ta instytucja kojarzy się z donosicielami, denuncjatorami i wywołuje negatywne konotacje. Stąd też zmiana postaw i nastawienia do zgłaszania nieprawidłowości wydaje się być kluczowa. Wyjaśnienie pracownikom roli i sensu instytucji sygnalisty jest nieodzowne, by zbudować zaufanie do systemu zgłaszania nieprawidłowości. Taka kultura w miejscu pracy, zgodnie z którą przekazanie pracodawcy informacji o dokonanej kradzieży, mobbingu wobec współpracowników, czy oszustwach przy współpracy z klientami – jest traktowane jako czyn godny pochwały, będzie sukcesem organizacji. Warto podkreślać, że sygnalista to osoba, która działa w dobrej wierze mając na uwadze dobro zakładu pracy tzn. jej celem nie jest zaszkodzenie innej osobie np. z powodu osobistego konfliktu. System zgłaszania nieprawidłowości ma na celu dobro zakładu pracy rozumianego jako wspólny interes pracowników i pracodawcy. Co więcej, funkcjonowanie procedur zgłaszania nadużyć w organizacji jest także elementem budowy etycznego wizerunku organizacji.

Zapisz się do naszego newslettera

Ostatnie wpisy na blogu

aplikacja sygnalisty

Szukasz aplikacji do zgłaszania naruszeń?

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Dowiedz się więcej.